Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

• Helmken Polska Sp. z o.o.
• ul. Domaniewska 37 lok. 2/43, 02-672 Warszawa
• NIP: 5214138106 · REGON: 543067185 · KRS: 0001201140
• E-mail: hi@helmken.pl
• Telefon: +48 514 655 015

2. Podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży lub podjęcie działań przed jej zawarciem (składanie i realizacja zamówień).
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych (wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji księgowej).
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora (dochodzenie roszczeń, zapobieganie nadużyciom, marketing bezpośredni do istniejących Klientów).
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda (np. newsletter, marketing e-mailowy do nowych kontaktów).

Podstawą prawną przetwarzania jest w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

3. Cele przetwarzania danych

• Realizacja zamówień i obsługa płatności.
• Komunikacja w sprawach zamówień, zwrotów i reklamacji.
• Wystawianie dokumentów sprzedaży (paragon, faktura VAT).
• Prowadzenie rachunkowości i spełnienie obowiązków podatkowych.
• Obsługa reklamacji i roszczeń.
• Poprawa jakości usług i analiza ruchu na stronie (dane anonimizowane).

4. Zakres zbieranych danych

W zależności od rodzaju interakcji zbieramy:

• Dane zamówieniowe: imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu.
• Dane fakturowe (opcjonalnie): nazwa firmy, NIP, adres firmy.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, pliki cookies – w celach analitycznych i bezpieczeństwa.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom przetwarzającym w ramach realizacji zamówień:

• PayU S.A. (ul. Grunwaldzka 182, 60-166 Poznań) – obsługa płatności elektronicznych.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irlandia) – alternatywna obsługa płatności.
• Firmy kurierskie (DPD Polska, InPost, Ambro) – realizacja dostaw.
• BaseLinker Sp. z o.o. – zarządzanie zamówieniami i magazynem.
• Ceneo.pl sp. z o.o. (ul. Legnicka 48A, 54-202 Wrocław) – program „Zaufane Opinie": po zrealizowanym zakupie przekazujemy adres e-mail w celu wysłania ankiety oceniającej sklep i zakupione produkty (zob. pkt 14).
• Biuro rachunkowe – obsługa księgowa (na podstawie umowy powierzenia).
• Telegram FZ-LLC (Zjednoczone Emiraty Arabskie) – wewnętrzne powiadomienia o zamówieniach i o zgłoszeniach z formularza kontaktowego. Przekazujemy wyłącznie dane niezbędne do obsługi sprawy: imię, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu i numer zamówienia oraz treść zgłoszenia.

Poza powiadomieniami wysyłanymi przez Telegram FZ-LLC dane nie są przekazywane do państw trzecich poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zgłoszenia z formularza kontaktowego przechowujemy przez 24 miesiące od zakończenia sprawy, a następnie usuwamy.

6. Okres przechowywania danych

• Dane zamówieniowe: przez okres realizacji umowy i 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zrealizowano zamówienie (obowiązek podatkowy).
• Dane do celów marketingowych: do czasu cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu.
• Dane w celach dochodzenia roszczeń: do czasu przedawnienia roszczeń (max. 6 lat).

7. Twoje prawa

Przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO).
• Prawo sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO).
• Prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO) – o ile nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki prawne.
• Prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo przenoszenia danych (art. 20 RODO).
• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).
• Prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem).

Wnioski kieruj na adres: hi@helmken.pl. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

8. Pliki cookies

Strona helmken.pl używa plików cookies wyłącznie w celach technicznych (sesja koszyka, preferencje użytkownika). Nie stosujemy cookies reklamowych ani śledzących stron trzecich bez Twojej zgody.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki ochrony danych, w tym szyfrowanie połączeń (TLS/SSL), kontrolę dostępu do systemów oraz regularne szkolenia personelu. Dane płatnicze przetwarzane są wyłącznie przez certyfikowanych operatorów płatności.

10. Google Analytics i Google Ads

Za Twoją zgodą korzystamy z usług Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA):

• Google Analytics 4 — anonimowa analityka ruchu (zdarzenia, konwersje). Dane przechowywane są przez 14 miesięcy. Więcej: polityka prywatności Google.
• Google Ads — śledzenie konwersji z kampanii reklamowych (zdarzenie zakupu). W ramach Enhanced Conversions, wyłącznie po wyrażeniu zgody marketingowej, przekazujemy do Google zahaszowany (SHA-256) adres e-mail kupującego w celu dopasowania konwersji — Google nie otrzymuje adresu w postaci jawnej.

Stosujemy Google Consent Mode v2. Przed wyrażeniem zgody nie zapisujemy plików cookies ani nie przekazujemy danych osobowych; wysyłane mogą być jedynie zanonimizowane, bezciasteczkowe sygnały wykorzystywane do modelowania statystycznego. Pełne pomiary oraz dane Enhanced Conversions uruchamiają się dopiero po udzieleniu zgody. Zgodę można wycofać w każdej chwili klikając „Ustawienia cookies" w stopce.

10a. Czat na żywo (asystent AI)

Na stronie dostępny jest czat, w którym odpowiada asystent AI, a w razie potrzeby — obsługa sklepu. Treść rozmów zapisujemy na naszych serwerach (baza danych w UE), aby obsługa mogła kontynuować rozmowę i odpowiadać na pytania. Wiadomości są przetwarzane przez model językowy Anthropic (Claude) w celu wygenerowania odpowiedzi. Czat nie wymaga podawania danych osobowych; jeśli dobrowolnie zostawisz numer telefonu lub e-mail, użyjemy ich wyłącznie do kontaktu w sprawie Twojego pytania. Czat nie używa zewnętrznych plików cookies.

11. Meta Pixel i Meta Conversions API

Za Twoją zgodą korzystamy z usług Meta Platforms Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia):

• Meta Pixel — kod śledzący w przeglądarce, mierzy skuteczność reklam na Facebooku i Instagramie.
• Meta Conversions API (CAPI) — zdarzenie zakupu po potwierdzeniu płatności wysyłane jest z naszego serwera do Meta w postaci zahashowanej (SHA-256), bez ciasteczek. Przesyłane dane: zahashowany e-mail (jeśli podany), wartość i waluta zamówienia, identyfikatory produktów. Więcej: polityka prywatności Meta.

Meta Pixel nie ładuje się przed udzieleniem zgody marketingowej.

12. Kontakt przez WhatsApp

Na stronie dostępny jest przycisk „Napisz do nas" umożliwiający kontakt przez WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) oraz e-mail. Kliknięcie linku WhatsApp powoduje przekierowanie do aplikacji lub serwisu WhatsApp, w wyniku czego dane (numer telefonu, treść wiadomości) przekazywane są do WhatsApp / Meta zgodnie z ich Polityką prywatności. Helmken nie przetwarza ani nie przechowuje danych przesyłanych za pośrednictwem WhatsApp na własnych serwerach.

14. Ceneo „Zaufane Opinie"

Bierzemy udział w programie „Zaufane Opinie" prowadzonym przez Ceneo.pl sp. z o.o. (ul. Legnicka 48A, 54-202 Wrocław). Po zrealizowaniu zamówienia przekazujemy do Ceneo Twój adres e-mail oraz informacje o zakupionych produktach, aby Ceneo mogło wysłać Ci ankietę z prośbą o opinię o naszym sklepie i produktach. Ankieta wysyłana jest jednorazowo, po kilku dniach roboczych.

Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes administratora i Ceneo (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na badaniu satysfakcji klientów i podnoszeniu jakości usług. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21 RODO), pisząc na hi@helmken.pl, oraz nie odpowiadać na ankietę. Zasady przetwarzania danych przez Ceneo określa polityka prywatności Ceneo.

15. Zmiany Polityki

O istotnych zmianach Polityki prywatności informujemy na stronie głównej. Data ostatniej aktualizacji widnieje na początku dokumentu.